Деловое письмо организации, структурного подразделения и должностного лица: бланки и оформление. Реферат: Основные проблемы при конструировании бланков Какие документы следует оформлять по новому гост

ВВЕДЕНИЕ........... .............................................................................................2

ГЛАВА 1 БЛАНК ДОКУМЕНТА....................................................................4

1.1 Немного истории............................................................................4

1.2 Что такое бланк, его назначение. ...................................................5

ГЛАВА 2 ВИДЫ БЛАНКОВ...............................................................................7

2.1 Основные виды оформления..........................................................7

ГЛАВА 3 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.........................................10

3.1 Общий бланк..................................................................................10

3.2 Бланк письма..................................................................................13

3.3 Бланк конкретного вида документа.............................................17

3.4 Продольный бланк документа..................................................... 20

3.5 Угловой бланк................................................................................ 22

3.6 Бланк организации..........................................................................24

3.7 Бланк структурного подразделения..............................................25

3.8 Бланк должностного лица..............................................................26

ГЛАВА 4. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)..........................................26

4.1 Примеры набора некоторых элементов бланка..........................28

4.2 установка формата бумаги............................................................28

4.3 установка размеров полей.............................................................29

4.4 вставка эмблемы фирмы................................................................30

4.5 набор реквизитов бланка...............................................................31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ...................................................................................................35

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.............................................37

ПРИЛОЖЕНИЯ...................................................................................................39

«Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)» - одна из важных и актуальных тем на сегодняшний день.

Актуальность исследования заключается в том, что большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Данная тема достаточно подробно освещена в научных трудах следующих авторов:

Актуальность моего исследования определила цель и задачи работы:

Цель исследования – рассмотреть тему « Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)».

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи :

1. На основе анализа зарубежной и отечественной литературы, монографических источников изучить понятие бланка документов

2. Провести анализ структуры бланка

3. Рассмотреть виды бланков

4. Выявить и проанализировать особенности изготовления бланков

5. На основе проведенного исследования сделать выводы и дать рекомендации по работе

Для раскрытия поставленной цели и задач определена следующая структура исследования : работа состоит из введения, глав, заключения, списка использованной литературы. Названия глав отображают их содержание.

Бланк - представляет собой вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа формата А4, с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

По ГОСТу 6.39 - 72 установлено два основных вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.

Фирменный бланк - бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка - А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки меньших или больших форматов.

Фирменный бланк - это бумажный лист, как правило, формата А4 и менее, содержащий элементы фирменного стиля или информацию постоянного характера (например, накладные). Любой бланк предназначен для последующего заполнения и, как правило, направляется вовне. Это обязывает фирму отнестись к бланкам как к представительской продукции. Получается, что бланк - это своего рода визитка Вашей компании. Безвкусно оформленный бланк может создать негативное впечатление о вашей компании, поэтому его создание лучше доверить дизайнеру.

Фирменный бланк, дизайн которого выполнен профессионалами, способен не только содержать текст и предоставлять контактную информацию, но и отражать вид деятельности компании и ее жизненное кредо, а также обеспечивать узнаваемость компании и ее продукции при последующих рекламных контактах с потребителем. Он должен создавать у потребителя положительный образ Вашей компании. Визуальное впечатление, производимое на клиента компании безвкусным фирменным бланком, может быть сильнее, чем впечатление от телефонного разговора с менеджером. Добиться отрицательного впечатления можно при неумелом использовании следующих составляющих: фирменная верстка, использование графических элементов фирменного стиля, фирменные цвета. Однако при помощи этих же компонентов вместе с созданием фирменных шрифтов, подбором специальных сортов бумаги и удобной подачей информации, грамотные дизайнеры помогут Вам произвести впечатление с точностью до наоборот.

Бланки представительского класса. Бланк содержит элементы фирменного стиля, например логотип, корпоративные шрифты, и другую информацию постоянного характера, такую как: название Компании, реквизиты, контактную информацию. Фирменный бланк предназначен для последующего заполнения, именно поэтому, как правило имеет стандартный размер – А4 или А5.

Бланки печатаются на офсетной, мелованной или специальной бланочной бумаге.

Печать фирменных бланков возможна с любой красочностью, от черно-белых, до полноцветных, а так же с эффектом «водяного знака». Благодаря предоставляемой услуге по персонализации рекламно-полиграфической продукции, возможно изготовление бланков с нумерацией.

Бланки бывают следующих видов:

Перевозочная документация

Учетная документация

Счета, счета-фактуры

Товарно-транспортные накладные

Путевые листы

Платежные поручения

Таможенные декларации

Товарные чеки

Многослойные бланки (в том числе строгой отчетности)

Карточки

Страховые полиса, извещения о ДТП

Страховые ваучеры

Полисы отъезжающих за рубеж

Авиационные билеты

Ж/д билеты

Грузовые авианакладные и другие многослойные документы

Бланки разрешительных лиценций

Бланки типовых договоров

Специальные талоны с тонкой графикой и микропечатью

Деловые формуляры на самокопирующей бумаге

(производство немецких фирм Koehler, Zanders)

Квитанции формы А7

Акты осмотра, доп.соглашения, бланки

08 - наименование организации;

14 - место составления или издания документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

угловой

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)

продольный

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)

бланк организации;

бланк структурного подразделения;

бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:3

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма)

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

3. Классификация бланков

3.1 Общий бланк

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. 1

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08- наименование организации;
14 - место составления или издания документа. 2

Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты.

Рассмотрим, как ведется конструирование бланков на «Можайском Полиграфкомбинате»

Конструирование электронного бланка предполагает ряд последовательных операций:

4.2 установка формата бумаги;

У нас в стране используются для служебных документов форматы ряда А, принятые Международной организацией по стандартизации.

В зависимости от формата бумаги устанавливаются и поля (расстояние от границы текста до края листа бумаги).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок по умолчанию форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам.

Для установки размеров бумаги и размеров полей в MS Word необходимо в диалоговом окне Параметры страницы выполнить следующие действия:

Меню Сервис

Команда Параметры

Вкладка Общие (выберите из списка единицу измерения Сантиметры)

Меню Файл

Команда Параметры страницы

Вкладка Размер бумаги (установить размер А4 210 х 297 мм)

Нажать ОК

4.3 установка размеров полей;

Установив формат бумаги, надо определиться с полями документов, вызвав диалоговое окно Параметры страницы:

Меню Файл

Команда Параметры страницы

Вкладка Поля – устанавливаем следующие размеры полей:

левое поле – 3,5 см

правое поле – 1 см

верхнее – 2 см

нижнее – 2 см Нажать ОК

Нажатием кнопки “По умолчанию” данные параметры страницы закрепляются за всеми создаваемыми в дальнейшем документами, если пользователем не будут непосредственно заданы иные параметры.

4.4 вставка эмблемы фирмы;

Учреждения, организации, фирмы часто размещают на бланке свою эмблему. Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Эмблема улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименование организации.

Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка (в области колонтитула) над серединой наименования организации (при продольном бланке эмблема размещается в середине верхнего поля, а при угловом – центрируется по отношению к названию организации).

Для вставки эмблемы выполним следующее действе:

Меню Вставка

Команда Рисунок Картинки

Нажать Вставить

Для указания точного размера рисунка воспользуемся диалоговым окном Формат рисунка, вызванного контекстным меню:

Команда Формат рисунка

Вкладка Размер

относительно исходного размера – снять флажок Поле Размер и поворот:

высота –1,5 см

ширина –1,5 см Нажать ОК

Для центровки эмблемы также вызываем контекстным меню диалоговое окно Формат рисунка, устанавливаем следующие показатели:

Команда Формат рисунка

Вкладка Положение

Поле Положение на странице:

по горизонтали – от Поля 3 см (бланк с угл. шт.)

по горизонтали – от Поля 7,5 см (бланк с прод. шт.)

по вертикали – от Страницы 0,57 см (для всех бланков) Поле Поверх текста – флажок оставить

Нажать ОК

4.5 набор реквизитов бланка.

Бланки с угловым штампом могут быть с центрованным и флаговым расположением реквизитов.

Для создания бланка с угловым штампом потребуется дополнительная панель инструментов Формы:

Команда Панели инструментов

Выбрать панель инструментов Формы - установить флажок

Набор реквизитов ведем от левого поля.

Особое внимание уделим набору трафаретных частей бланка для писем.

Элементы трафаретных частей выполняются с помощью расположенной на панели Форматирования, а также возможен вариант с клавиатуры с использованием

Трафаретная часть для даты и номера исходящего документа:

Устанавливаем на горизонтальной линейке положение табулятора – 2,5 см и 7 см (щелчком по левой кнопке мыши)

Ставим знак № (комбинация клавиш

На панели форматирования нажимаем или

Выполняем табулирование клавишей Таб.

На панели форматирования отключаем или

Устанавливаем на горизонтальной линейке положение табулятора - 4 см и 7 см (щелчком по левой кнопке мыши)

Пишем На №

На панели форматирования нажимаем или

Выполняем табулирование клавишей Таб.

На панели форматирования отключаем или

На панели форматирования нажимаем или

Выполняем табулирование клавишей Таб.

На панели форматирования отключаем или

Познакомившись с данным вариантом набора трафаретных частей бланка для писем, в дальнейшем можно будет пользоваться вариантом набора от левого поля, с последующей растяжкой при установке курсора в начале или конце каждой части, и нужной табуляционной установкой на горизонтальной линейке.

Выделив набранные реквизиты штампа, введем в рамку. На панели инструментов Формы выберем пиктограмму Вставить рамку. Введенные реквизиты, в рамке примут следующий вид.

Установим параметры рамки: (см. 1.2.4.5. Шаг 2*0*) Меню Формат или контекстное меню Формат рамки

Поле Обтекание текста – вокруг

Поле Размер:

ширина – Точно 7,3 см

высота – Авто Поле по горизонтали:

положение – 3,5 относительно Страницы

расстояние от текста – 0,7 см Поле по вертикали:

положение – 2 см относительно Страницы

расстояние от текста – 0 см

Поле установить привязку – поставить флажок

Нажать ОК

Чтобы рамка не была видна при печати, снимаем обрамление:

Меню Формат или контекстное меню Формат рамки

Команда Границы и заливка

Вкладка Граница

Поле Применить к – рамке

Поле Тип – нет

Нажать ОК

Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Стандарт допускает изготовление бланков типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или же использование формы бланка, созданной компьютером.(для бланков с гербом РФ – обязательно) Наиболее старым и распространенным способом изготовления бланков является, как уже отмечалось, типографский. Распространившаяся в последнее время практика распечатки бланков с компьютера рациональна для небольших организаций, где не создается большое количество документов. Компьютерная форма бланка может быть легко изменена при изменении справочных данных об организации (адреса, телефона, факса, счета в банке и др.). Этот способ использования бланка экономичен, так как не возникает ситуаций, когда надо уничтожать готовый тираж бланков. Но следует помнить, что воспроизвести такой бланк (т.е. подделать документ) достаточно просто.

Бланк, содержащий реквизиты, характеризующие организацию-автора (ее наименование, дату и место создания, регистрационный номер), оказал влияние и на оформление внутренних документов организации. Для их оформления стали использовать те же реквизиты, повторяя их состав и порядок расположения даже в тех случаях, когда документ создается рукописным способом (заявление, объяснительная записка).

Назначение бланка состоит в подтверждении официальности документа, который на нем создан, и характеристике организации-автора. Соблюдение при этом общепринятых норм, закрепленных в отечественных или международных стандартах, не только облегчает проектирование бланка, но и обеспечивает представительские функции, характеризуя организацию своим корреспондентам

В данной работе была рассмотрена тема «Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учереждения)». В своей работе я постарался дать характеристику печатной продукции типа «Бланк». Показать какие бывают бланки, типы их оформления и структуру их создания на примере предприятия «Можайский Полиграфкомбинат».

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.6.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.6.

5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.

6. Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А.Кудряева. – М., 2005.

7. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. С учетом новых правил ведения трудовых книжек и ГОСТ Р 6.30-1-2003. Проспект 2004.

8. Чуковенков А.Ю. Янковская В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Требования к оформлению документов». М., «Проспект». 2004.

Примеры оформления общего бланка:

Рис. 1. Общий бланк с продольным расположением реквизитов

Рис. 2. Общий бланк организации с угловым (центрированным)
расположением реквизитов

Рис. 3. Общий бланк организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 4. Общий бланк структурного подразделения
с продольным расположением реквизитов

Рис. 5. Общий бланк структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 6. Общий бланк структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Рис. 6. Бланк письма структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 7. Бланк структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 8. Бланк письма структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 9. Бланк письма должностного лица с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 10. Бланк письма должностного лица с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 11. Бланк письма должностного лица с продольным расположением реквизитов

Примеры оформления бланка конкретного вида документа:

Рис. 12. Бланк приказа с продольным расположением реквизитов

Рис. 13. Бланк акта с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 14. Бланк акта с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 15. Бланк справки структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 16. Бланк справки структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 17. Бланк справки структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.4.
2 Там же. – Пункт 4.6.
3 Там же. – Пункт 4.6.

Раздел 4 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает, что организация, ее структурные подразделения и каждое из уполномоченных ­должностных лиц могут иметь следующие виды бланков:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

Критерий экономической эффективности разработки и применения бумажного бланка или типовой унифицированной формы документа был установлен и обоснован в процессе создания унифицированных систем документации и их классификации. Этот критерий прост - бланк данного вида должен употребляться в организации чаще, чем 100 раз в год.

Поскольку переписка составляет примерно 80% документооборота любой организации, то бланк письма имеет практически каждое юридическое лицо (бланк в бумажной форме или утвержденный электронный шаблон бланка письма, как обязательную форму для печати).

Если в организации издается более 100 приказов в год, то разрабатывается, утверждается и применяется бланк приказа.

В небольших организациях может разрабатываться общий бланк, который применяется для оформления всех внутренних документов (штатное расписание, приказ, распоряжение, положение, служебная записка, акт, инструкция, правила, регламент, доверенность и т.п.).

Таким образом, каждая организация самостоятельно решает, какие виды бланков должны быть разработаны и утверждены для обязательного применения. Конечно же, служба делопроизводства делает соответствующие предложения на основе анализа процессов документирования, а в крупной организации дает свои рекомендации и в книгу «фирменного стиля» (brand book), поскольку бланк является «лицом юридического лица» - элементом его фирменного стиля.

Когда решается вопрос о целесообразности применения бланков должностных лиц организации, необходимо дополнительно учитывать следующие аспекты:

Во-первых, систему делегирования полномочий и распределение зон ответственности между первым руководителем и его заместителями. Если делегирование четко регламентировано, и заместители руководителя получают права принимать решения, подписывать приказы или распоряжения, вести переписку по конкретно установленным вопросам (они должны быть закреплены в соответствующем приказе о распределении ответственности, положении о должности каждого заместителя и в доверенностях), то в организации может быть разработан бланк письма заместителя руководителя, а иногда и бланк приказа / распоряжения заместителя руководителя .

Например, применение бланка письма заместителя руководителя целесообразно, если хотя бы один из заместителей ведет объемную ­переписку по вопросам своей компетенции:

Пример 1

Свернуть Показать

А вот для руководителя организации , который имеет право выступать во внешней среде от имени юридического лица на основании устава по всем направлениям деятельности организации, разработка бланка письма должностного лица нецелесообразна - в его деятельности должен применяться бланк письма организации.

Во-вторых, применение бланка письма должностного лица по умолчанию означает, что данное должностное лицо имеет право выступать от имени юридического лица, наименование которого указано в бланке, имеет полномочия принимать решения по вопросу / теме и направлению деятельности организации, которые отражены в тексте подписанного им документа. Наличие у должностного лица собственного бланка ­письма говорит о весомом характере его полномочий, а применение типографским способом изготовленного бланка, который имеет свой учетный номер, ­является еще и фактором, подчеркивающим юридическую силу ­документа.

Должностные лица могут иметь свои бланки - бланк должностного лица. Бланки структурного подразделения или должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи документов.

Бланки каждого вида документа могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. В случаях, когда реквизиты размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. Для бланков должна применяться бумага форматов:

А4 (210 х 297мм) - для приказов, распоряжений, служебных писем и других текстовых материалов объемом больше 15 строк машинописного текста;

А5 (148 х 210мм) - для выписок из приказов, сопроводительных писем и других документов объемом до 15 строк машинописного текста, вместе с подписью.

Допускается также изготовлять бланки на бумаге форматов:

А3 (297 х 420мм) - для оформления документов, содержащих таблицы с большим количеством граф (формуляры, расписания, графики и т.д.),

А6 (105 х 148мм) - для оформления некоторых видов должностных бланков, для оформления резолюции, для карточек и почтовых открыток.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного вида документа на персональном компьютере.

Для служебных писем используются бланки университета, изготавливаемые только типографским способом, по заказу общего отдела, которые имеют в качестве реквизита герб ПГУ и являются бланками строгой отчетности. В структурные подразделения бланки выдаются в общем отделе по заявке, подписанной проректором и руководителем подразделения. Испорченные бланки сдаются в общий отдел для отчета. Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается. Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Подразделения университета заказы на изготовление бланков структурного подразделения производят через отдел материально-технического снабжения по согласованию с общим отделом университета.

4. Оформление реквизитов документов

01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.

05. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа.

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии -- полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках -- русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организаций) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают.

09. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола -- дата заседания (принятия решения), для акта -- дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год - четыремя арабскими цифрами. Например: 06.01.2000. Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.06.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 1 марта 2000 г.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

Администрация Новосибирской области

Контрольно-правовое управление

Главному специалисту

А.С. Сидорову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов, городов

Новосибирской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Редакция журнала «Новый мир»

103806, ГСП, г. Москва, К-6

Малый Путенковский переулок, 1/2

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя. Например:

630102, г. Новосибирск

ул. Мира, 11, кв. 12

А.Н. Гуляеву

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

Утверждаю

Зам. главы администрации

Личная подпись А.А. Иванова

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

Утверждаю

Протокол общего

собрания акционеров

от 15.03.2000 № 12

Утверждаю

Приказ Председателя

Правления банка

от 30.09.2000 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

А.В. Зайцевой

П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК»

Личная подпись

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, -- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения; справки, докладные записки -- оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов Других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации -- автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 1

к постановлению

администрации

от 10.01.99 №30

21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

22. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

начального профессионального

образования

Министерства образования

Подпись Е.Я.Бутко

23. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего. Например:

Начальник юридического отдела

Подпись В.А. Сидоров

При наличии замечании по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Подпись А.С. Орлов

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

Начальник управления Печать Подпись Г.В.Сидоров

25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

Инспектор отдела кадров Подпись А.С.Смирнов

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

26. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Аксенов Юрий Михайлович

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации -- получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

29. Идентификатор электронной копии документа, проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи. 1

На бланке должностного лица под наименованием организации должно указываться наименование должности.

Рис. 1. Бланк письма генерального директора

Образец бланка должностного лица приводится на рисунке Б.4 приложения Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Примеры оформления бланка должностного лица также приводятся в пункте бланк письма.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

Формат бланка документа

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).

Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы".

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.1.

Размеры полей

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает минимальные размеры полей.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 1

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. 2

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. 3

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.1. 2 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 3 Там же.

ГОСТ Р 6.30-2003

Группа Т54

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке .
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица

Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007