Письмо о согласовании проекта договора образец. Сопроводительное письмо к договору

Инструкция

Подготовьте список вопросов, подлежащих согласованию. Как правило, письмо , содержащее такие условия, является самостоятельным документом, предшествующим заключению основного договора. Оно может быть в некоторых случаях использовано как внутренний документ, необходимый для общего решения и требующий подтверждения правомочности у разных служб (безопасности, юридической, финансовой, проектной и т.д.). В других случаях его готовят для обсуждения спорных вопросов с организациями-партнерами в работе над совместным проектом.

Для оформления письма-обращения к контрагенту вам понадобятся его реквизиты и те самые условия, которые подлежат согласованию. Начните письмо с указания адресата в верхнем правом углу (наименование организации-партнера, должность, фамилия и инициалы ответственного лица). Здесь же кратко сообщите тему письма «о согласовании ...» . Название документа в таком случае писать не нужно. Первой фразой письма будет обращение по имени и отчеству к лицу, ответственному за разработку части проекта, которую ведет их организация. Разумеется, не забывая прибавить слово «Уважаемый». Далее обратитесь с просьбой рассмотреть предложенные условия, приведя их перечень, и вынести решение о согласовании .

В заключительной части письма сообщите срок, в который необходимо провести согласование и внести необходимые поправки или принять предложение в полном объеме. Далее следует дата составления письма, подпись ответственного лица и ее в скобках.

Обратите внимание, что письмо о согласовании может быть как основным документом, закрепляющим условия предварительного соглашения, так и сопроводительным. Письмо, к которому будет прилагаться протокол согласования или другой документ в виде списка или перечня, должно будет содержать пункт «Приложение». В нем назовите прилагаемые документы (предварительно пронумеровав их), предлагаемые к согласованию сторонами.

Обратите внимание

Обратите внимание, что письмо о согласовании может быть как основным документом, закрепляющим условия предварительного соглашения, так и сопроводительным.

Полезный совет

Не забудьте до отправки зарегистрировать письмо у секретаря в качестве исходящего документа.

В процессе работы и подготовки документов важная роль отводится их согласованию, которое может быть внутренним, где документы визируется отделами самой организации или внешним, связанным с согласованием документов другими учреждениями. Юридически правильно согласованный документ дает право на осуществление действий, предусмотренных законами, нормами и правилами. Документы, прошедшие процедуру согласования, скрепляются печатью или штампом.

Инструкция

Составьте список документов, которые необходимо будет согласовывать в течение всего периода работы. Четко определитесь с отделами, отвечающими за их визирование. Составьте таблицу, в которой будут указаны виды документов, подлежащих обязательному согласованию, отделы, ответственные за проведение этой работы, должности, фамилии, имена, отчества сотрудников, их телефоны и адреса электронной почты.

Определитесь с документом, который необходимо согласовать. Составьте план, указав очередность обращения в отделы организации. Выясните сроки исполнения работы, переговорив с каждым сотрудником всех подразделений компании, ответственных за визирование документа.

Внимательно следите за сроками согласования документа, быстро реагируйте на любые изменения, вносимые в него сотрудником отдела. Если возникают какие-либо сомнения по внесенным в документ правкам, обязательно проконсультируйтесь со специалистами организации, уточнив все нюансы. Это поможет в последующем сократить время согласования и позволит юридически грамотно оформить документ.

В каждом отделе организации после прохождения процедуры согласования на документе ставится виза. Это может быть штамп отдела или гриф «Согласовано» с указанием , его фамилии и подписи. Проследите за тем, чтобы каждый работник, отвечающий за согласование документа, правильно его завизировал. В противном случае, он не будет подписан руководителем организации.

Последним звеном, визирующим документ, является руководитель предприятия. Документ считается согласованным юридически грамотно только при наличии руководства, сотрудников всех отделов, печати или штампа предприятия.

При внешнем согласовании документов, требующих их визирования различными учреждениями, ознакомьтесь со списком организаций, в которые предстоит обратиться. Узнайте подробную информацию об отделах, их сотрудниках, занимающихся согласованием. Созвонитесь с ними или отправьте сообщение по электронной почте, уточнив необходимый перечень документов. Согласуйте время встречи.

Подготовьте для сотрудника учреждения, занимающегося внешним согласованием документов, перечень вопросов, связанных со сроками визирования и процедурой внесения изменений. Составьте официальное заявления по установленной форме, указав перечень документов, подлежащих согласованию. Контролируйте сроки визирования документов и правильность их оформления.

Обратите внимание

Постановления, акты, а также различные решения не относятся к документам, подлежащим согласованию. Визированием документов занимаются отделы, деятельность которых напрямую связана с необходимостью осуществления контроля над выполнением действий юридического или другого характера, отраженных в тексте документа.

Полезный совет

Лица, ответственные за согласование документов, определяются ответственным исполнителем. Чаще всего ими становятся должностные работники, выполняющие свои обязанности согласно должностной инструкции.

Источники:

• Экономический словарь. Визирование документа
• Документоведение
• как оформляется согласование документа

Деловые встречи не всегда рассматриваются партнерами по бизнесу как обязательные, потому что есть много своих дел. Чтобы присутствовали все нужные люди, письмо о встрече надо составлять в убеждающем ключе. Так можно влиять на поведение и планы других людей.

Инструкция

Уведомите получателя о том, что ознакомились с его запросом. Этот прием уместно использовать, если адресат ждет какой-либо реакции, а его вопрос удобнее решать именно при личной встрече. Используйте такую возможность, позвоните и сообщите, что направили с пояснениями. В этом случае вы будете уверены, что внимательно прочитают.

Перечислите преимущества присутствия адресата на предстоящей встрече. Найдите не менее пяти причин, по которым человеку захочется выделить время . Указанные должны быть сформулированы с точки зрения другой стороны. Например, специалист, который специально проконсультирует по всем вопросам, но другой возможности встретиться с ним в ближайшее время не будет. Расположите причины по мере убывания важности.

Расскажите о дополнительных аргументах в пользу предложения. Теперь можете указать причины, которые не столь важны для адресата, но повлияют на его поведение. Например, на встречу приглашен подразделения, который непременно обратит внимание, если кто-то будет отсутствовать. Чтобы не портить репутацию, лучше не пропускать мероприятие.

Обратите внимание

Распространенная ошибка - просить человека как можно быстрее связаться после получения письма и сообщить о своем решении. Вместо этого укажите конкретное время, до которого адресат должен позвонить. Если он этого не сделает, будет повод напомнить ему о встрече.

Источники:

• Составление деловых писем

К электронной почте люди привыкают быстро. За вечер можно обменяться десятком-другим сообщений, и переписка с друзьями и родственниками довольно часто напоминает устный диалог. Однако при составлении деловых писем необходимо следовать нормам этикета, а они для электронной и обычной почты примерно одинаковы.

Вам понадобится

• - компьютер с подключением к интернету;
• - телефонный справочник.

Инструкция

Сформулируйте цель вашего сообщения. Записывать ее не обязательно, но вы должны четко представлять, хотите вы добиться нового контракта, заполучить новых клиентов, привлечь на работу нового сотрудника, претензию или просто поздравить партнеров с праздником.

Подумайте, кто именно должен получить ваше письмо . От этого во многом зависит его форма. Может быть, вам вообще не потребуется ничего писать, а достаточно будет позвонить по телефону, обсудить ситуацию на специализированном форуме или решить вопрос при личной встрече.

Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты, поэтому лучше сразу разработать формы. Заполненный бланк можно отправить по электронной почте в качестве вложения или распечатать и послать по обычной почте простым или заказным письмо м. Вверху должен стоять название вашего предприятия, а еще лучше - логотип. Чуть ниже располагаются дата и номер, а если нужно - то и ссылки на сетевые ресурсы (например, если на официальном сайте выложены условия контракта или конкурсная документация). Лучше отвести графу и для темы письма. Выделите ее жирным шрифтом. Это даст возможность вашему адресату быстрее сориентироваться в документах, которые ежедневно поступают ему на подпись.

Уточните фамилию, имя, отчество и должность лица, которому предназначено письмо . Многие фирмы имеют свои сайты или хотя бы домашние странички в Интернете. Контакты там наверняка есть. Можно позвонить секретарю и выяснить, кто из сотрудников занимается тем или иным вопросом. На предприятии могут быть однофамильцы и даже сотрудники, у которых совпадают фамилия и инициалы.

Начните письмо с личного обращения по имени и . Уместно будет добавить к нему слово "уважаемый", даже если вы пишете письмо о дисциплинарном взыскании.Во вступительной части напомните адресату о предыдущем , даже если он был достаточно давно. Не исключено, что этот сотрудник занимается многими проблемами. Необходимо дать ему возможность сориентироваться, а заодно и показать, что вы цените его время. Это может быть ссылка на контракт, подписанный такого-то числа, или сообщение, что резюме, размещенное на сайте, рассмотрено руководством. Если вы пишете ответ
Если вы пишете письмо родственнику или знакомому, с
которым общаетесь не очень часто, начните его с вашего обычного обращения с этим человеком. В этом случае возможны все варианты приветствия, принятые в вашем кругу. Выбор зависит от того, насколько близки ваши отношения. В основной части опишите, как обстоят ваши дела, при этом старайтесь писать о хорошем и плохом (если есть такая необходимость) вперемежку.

Источники:

• Дистанционный консалтинг. Составление деловых писем

Сопроводительное письмо к договору - обязательный документ, без которого сам договор не будет принят к рассмотрению и подписанию. При оформлении сопроводительного письма к договору, направляемому на подпись контрагенту, необходимо учесть некоторые нюансы, о которых рассказано в статье.

Из статьи вы узнаете:

Вид служебной переписки - сопроводительное письмо к договору

В процессе осуществления всех видов своей деятельности - хозяйственной, организационной, производственной или, например, экономической, организация получает и отсылает множество служебной корреспонденции. К числу ее адресатов и корреспондентов относятся вышестоящие организации, органы государственной и муниципальной власти, поставщики, заказчики, деловые партнеры и даже физические лица.

Важнейшей частью внешнего документооборота являются письма, поскольку они либо отсылаются в виде отдельных документов, либо сопровождают пакеты документов - финансовых, бухгалтерских и прочих, в которых отсутствует такой реквизит, как адрес получателя. В том числе, сопроводительные письма рассылаются с договорами, заключенными предприятием или планируемыми к заключению.

Основной характерной особенностью сопроводительных писем, в том числе, и сопроводительных писем к договорам, является наличие перечня приложенных к нему документов и текста, поясняющего, с какой целью эти документы направлены адресату. Еще одной отличительной особенностью таких писем является вторичность - сами по себе такие письма самостоятельными документами не являются. Более того, в случае, когда такое письмо присылается адресату без приложения указанных в нем документов, лицо, отвечающее за первичную обработку корреспонденции в организации, обязано отослать его обратно. В этом случае также должен быть составлен акт, подтверждающий, что указанные в сопроводительном письме документы отсутствуют.

Как оформить сопроводительное письмо к договору, образец

Сопроводительное письмо к договору, в силу своей вторичности, не несет никакой информационной нагрузки, но, оформленное по установленным правилам, оно является:

подтверждением факта отправки перечисленных в качестве приложений документов;

подтверждением срока исполнения;

инструкцией о том, с какой целью присланы перечисленные в нем документы, порядке их обработки и о том, какие документы и в каком виде должны быть возвращены в адрес отправителя.

Какие реквизиты содержит сопроводительное письмо к договору

Сопроводительные письма, как и вся организационно-распорядительная документация, оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, который будет действовать, как минимум, до 1 июля 2018 года. Затем его планируют заменить на ГОСТ Р 7.0.97-2016. В таблице ниже приведен состав обязательных реквизитов в соответствии с действующим на сегодняшний день ГОСТ Их заполнение придаст сопроводительному письму к договору юридическую значимость.

Есть еще вид договора, который подписывается не руководителем другого предприятия, а представительным органом работников предприятия. Это коллективный договор, который, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, должен быть согласован с профсоюзным комитетом сотрудников. Сопроводительное письмо к коллективному договору представлено ниже.

Подпись под сопроводительными письмами к договорам, как правило, ставит руководитель компании или же должностное лицо, у которого есть такое право, оформленное в соответствии с приказом.

Как направить сопроводительное письмо к договору на подпись с протоколом разногласий

Часто некоторые пункты договора, отсылаемого на подпись контрагенту, могут вызвать его несогласие. Другая сторона также может захотеть внести какие-то свои изменения и дополнения в текст присланного на подпись договора. Это естественно и не является особым препятствием для достижения согласия между сторонами. В этом случае вторая сторона имеет право оформить протокол разногласий и упомянуть его в сопроводительном письме к договору, присланному на подпись.

Образец сопроводительного письма к договору на подпись, направляемого в адрес отправителя с протоколом разногласий представлен ниже.