Порядок подготовки и оформления документов. Оформление и составление документов Порядок составления и изготовления документов

Рассмотрим общие правила составления и оформления документов. Несмотря на различия в назначении и содержании документов, их составление и оформление подчиняется общим требованиям (правилам), содержа­щимся в ГОСТах, приказах и других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти требования (правила) касают­ся содержания различных частей текстов документов, качества и формата бумаги, картриджей, лент для пишущих машин и пр. В целом выделяют следующие основные требования:

1) юридические тре­бования или требования правовой культуры;

2) требования информаци­онной культуры;

3) требования оперативности изготовления, оформле­ния и обработки документов;

4) требования технической эстетики.

Юридические требования, предъявляемые к документам,обеспечивают юридическую силу до­кумента, т. е. основанную на законе бесспорность, авторитетность, достоверность содержащихся в документе сведений, а следователь­но, обязательность документа для определенной категории лиц. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного долж­ностного лица (органа) и строго соответствующий его компетенции.

Требования информационной культуры документов предполагают, что документ должен быть предельно кратким и информационно ем­ким, то есть при минимуме текста в документе должен содержаться максимум информации и излагаться ясным, убеди­тельным, понятным для адресата языком.

Требования оперативности изготовления, оформления и обра­ботки документов заключаются в том, что при составлении документов следует учитывать, что после изготовления, как правило, регистрируют, отправ­ляют к месту их получения, обрабатывают и т. д. Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во многом зависят от соблюдения определенных правил составителями документов. Они должны учитывать, что с составленными ими документами будут ра­ботать многие сотрудники (машинистка, секретарь, делопроизводи­тель и пр.) Причем каждому из них требуется различная информа­ция, содержащаяся в документе.

Каждый документ содержит оперативную и статистическую ин­формацию. Оперативная информация отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована прежде всего конкретному должностному лицу (например, исполнителю документа). Статисти­ческая информация – сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие сведения, адресованные главным образом работникам делопроизводственных подразделений. Эта информация содержится в реквизитах документа. Правильное вы­полнение реквизитов способствует оперативному, с наименьшими затратами усилий изготовлению, оформлению и обработке докумен­тов.

В документе не должно быть помарок и исправлений.

Документирование информации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации. Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный (рис. 23).

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов: А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае исполнителем документа в зависимости от характера и назначения документа. Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств вычислительной техники, рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times №ew Roma№ размером 13–15 через один-два интервала. Для выделения части текста документа (за исключением писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. При использовании в тексте таблиц допускается их изготовление с помощью средств, входящих в пакет Microsoft Office, и печатание табличного текста шрифтами меньшего размера. При использовании других программных редакторов при необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами исходя из размера печатных знаков. Документы на бланках или листах бумаги формата А4 печатаются, как правило, через 1–2 межстрочных интервала, а формата А5 и менее – через 1 межстрочный интервал.

При подготовке и оформлении документов могут использоваться следующие реквизиты.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде­рации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга­низаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст­венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 3 января 2007 г. следует оформлять 03.01.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 03 января 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.01.03.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах едино­началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразде­лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

– от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

– от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИСМС считает возможным").

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

или на бланке:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник УБ ОАО

"Уралгранит"

личная подпись Н.В. Головин

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Международной академии

информатизации

от 24.11.2007 № 755-914

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления ОАО "Росгосстрах-Аккорд" от 12.11.2006 № 6

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.Г. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор отдела кадров Личная подпись П.И. Кравченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

А.С. Петров 238 89 54

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), простав­ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

Копия документа изготовляется и выдается (направляется) с разрешения руководителя организации или соот­ветствующего ее структурного подразделения. Организация может изготовить и засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в самом учреждении.

При оформлении личных дел сотрудников организация может из­готовлять копии их документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов и свидетельств об образовании, об изобретениях и рационализаторских предложениях, научных степенях и званиях и т. д.) для приобщения к личным делам.

Копия документа воспроизводится на бланке организации и за­веряется подписью должностного лица, удостоверяющего соответс­твие ее содержанию. Если копия изготовляется не на бланке, с оригинала документа при снятии копии воспроизводится текст блан­ка подлинника. На первом листе копии документа в верхнем правом углу делается отметка "копия". Заверительная подпись составляет­ся по форме: "верно", наименование должности лица, заверяющего копию, его личная подпись, инициалы и фамилия, дата заверения копии. При пересылке копий в другие организации или выдаче их на руки отдельным лицам на заверительной надписи проставляется пе­чать организации, выдавшей копию.

При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

При направлении другим организациям подлинника документа (письма, телеграммы, протокола и т. п.) в организации остается копия документа, которая содержит визы должностных лиц, сос­тавлявших и согласовавших документ-подлинник. В него вносят все исправления, сделанные при подписании подлинника. Постоянные реквизиты бланка на копии не воспроизводятся. На нем проставляется дата подписания и регистрационный номер. Под­пись удостоверяется по форме: "верно" или ПП ("подлинник подпи­сан"), подпись, инициалы и фамилия лица, заверяющего копию, дата заверения.

Проекты документов ре­комендуется печатать через полтора интервала на обеих сторонах листа. На первой странице листа оставляется чистое поле с левой стороны, на второй странице – с правой стороны. Во избежание повторной перепечатки тексты проектов должны быть тщательно от­редактированы с учетом требований, предъявляемых к управленчес­ким документам.

Размножение подписанного документа тиражом до пяти экземп­ляров целесообразно выполнять на пишущей машинке или принтере. При большом тираже следует применять более производительную мно­жительную технику: ксерокс, ротатор, ротапринт и т. д. До разм­ножения подлинника документа он должен быть полностью оформлен, подписан и зарегистрирован в делопроизводственной службе органи­зации.

Сопроводительные пись­ма составляются к документам, не имеющим адресующей надписи, а также в случаях, если к высылаемому документу требуются поясне­ния.

Наибо­лее часто составляют такие виды управленческих документов, как:

– приказ,

– положение,

– инструкция,

– протокол,

– служебное письмо,

– справка.

Рассмотрим подробнее правила их составления и оформления.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе единоначалия в целях разрешения перспективных и опера­тивных вопросов деятельности организации. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации. Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов, подготовленных совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью делопроизводственного подразделения и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в делопроизводственное подразделение.

Приказ печатается на бланке установленной формы. Приказ имеет следующие реквизиты:

• Наименование организации.
• Наименование вида документа – приказ.
• Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
• Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 г. № 21; 03.07.2000 № 44.
• Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
• Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
• Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
• В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
• Преамбула в проектах приказов завершается словом "П р и к а з ы в а ю", которое печатается вразрядку.
• Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
• Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
• В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, отмечаются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
• Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
• Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
• Приказы подписывает руководитель.
• Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
• Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка. При оформлении совместного приказа наименования организаций располагаются на одном уровне; наименование вида документа – приказ располагается по центру строки; дата совместного приказа соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

Положение – правовой акт, определяющий цели и задачи, поря­док образования, права и обязанности, структуру управления, ор­ганизацию работ и юридический статус организации, учреждения, структурного подразделения. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом управления, руководителем организации (или утверждаемый ими) и устанавливаю­щий нормы и правила, регулирующие организационные, научно-техни­ческие, технологические, финансовые и иные направления деятель­ности организаций, их подразделений, должностных лиц и граждан. Инструктивный характер носят также такие правовые акты, как ме­тодические указания и правила, имеющие равную с инструкциями юридическую силу. В целях обеспечения единообразия в системе правовых актов, имеющих одинаковую природу и назначение, лучше именовать их инструкциями. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (должностная инструкция) или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые организацией; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке организации. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главному специалисту). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов обозначается арабскими цифрами.

Протокол составляется на основании записей, сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря, делопроизводственные подразделения и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются следующие сведения:

• председатель или председательствующий;
• секретарь;
• присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
• повестка дня;
• докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов подразделений или служб, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в организации.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью делопроизводственного подразделения.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью канцелярии.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

• Наименование документа – слово "П р о т о к о л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
• Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
• Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.
• Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
• Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
• Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
• Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
• Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
• Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
• Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
• Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
• Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
• Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
• Оформление реквизитов постановления аналогично оформлению реквизитов приказов.

Служебное письмо является одним из распространенных видов управленческих документов, составляемых в организациях. Посредством служебных писем дают ответы на запросы орга­низаций, по заявлениям граждан возбуждают ходатайства и пр. Служебное письмо должно выполняться на бланке либо на бумаге стандартного формата с оттиском штампа, содержащего наименование организации и некоторые другие реквизиты, характерные для учрежденческих бланков. Адресование служебного письма может выполняться следующим образом: если письмо адресовано в учреждение, в этом случае учреждение именуется в именительном падеже, например: Центральный научно-исследовательский институт приборостроения. При адресовании письма в структурное подразде­ление сначала указывается наименование учреждения и затем наз­вание структурного подразделения в именительном падеже, напри­мер: Центральный научно-исследовательский институт приборострое­ния. Отдел кадров.

Следует иметь в виду, что служебное письмо составляется от имени органа (учреждения), поэтому личный момент в нем должен быть сведен к минимуму, тон изложения должен быть нейтральным, исключающим иронизирование, проявление бестактности. Изложение текста письма целесообразно вести от третьего лица.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подт­верждения фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значе­ние. Требования к его составлению и оформлению определены госу­дарственными стандартами, которыми установлены следующие его реквизиты: наименование ведомства (например, МВД Республики Баш­кортостан); наименование учреждения (например, Кировский РУВД); адрес уч­реждения или место составления (например, г. Уфа); название вида документа (акт); дата; заголовок к тексту (например, о приеме и передаче дел); подписи составителей акта. Кроме того, он может содержать такие реквизиты, как номер (индекс) и штамп (гриф) ут­верждения.

Текст акта, как правило, должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть включает указание на ос­нования составления и составителей акта (лиц, присутствующих при его составлении). Как правило, акт составляется коллегиально (не менее 2-х человек), но может быть составлен и уполномоченным должностным лицом в присутствии иных лиц. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их инициалы, фамилии и должности. Если акт составляется комиссией, то первым ука­зывают фамилию председателя комиссии, а затем фамилии членов ко­миссии в алфавитном порядке. В констатирующей части излагаются цели, задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируют­ся установленные факты.

Текст акта заканчивается указанием количества экземпляров составленного акта и места их нахождения. Акт подписывается все­ми лицами, принимавшими участие в установлении фактов или собы­тий.

Справка – документ информационного характера, составляемый в порядке уточнения, подтверждения, опровержения каких-либо фак­тов. В соответствии с ГОСТом она должна составляться по указанию вышестоящего органа или должностного лица и содержать запрашива­емую им информацию. Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание (например, о моральном состоянии личного состава); дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, фиксируемые в справке, выделяют из текста в отдельный реквизит и помещают перед текстом справки. Эти сведения могут быть включены и в заголовок к тексту. Если справка составляется по нескольким вопросам, текст разделяют и перед каждым из них указывают заголовок. Помимо соблюдения изло­женных правил составления и оформления документов, рационализация документирования предполагает сокращение текстов документов за счет их типизации и трафаретизации.

Кроме вышеуказанных видов документов, создаются и широко используются следующие их разновидности:

акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события;

доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя;

договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение двух и более сторон об установлении каких-либо отношений и содержащий условия и порядок регулирования этих отношений;

доклад – документ, содержащий изложение каких-либо вопро­сов, фактов и событий, а также определенных выводов, предложений и задач, вытекающих из анализа изложенных вопросов, фактов и со­бытий;

докладная записка – документ, содержащий изложение како­го-либо вопроса с выводами и предложениями и адресованный руко­водителю данной или вышестоящей организации;

заключение – документ, содержащий оценку и выводы организации, комиссии, должностного лица или специалиста-экспер­та по какому-либо вопросу;

заявление – письменное обращение, содержащее какую-либо просьбу, требование или предложение;

извещение – документ, содержащий сообщение о каком-либо предстоящем событии (собрании, конференции, совещании, заседа­нии, выставке, презентации и т. п.) и приглашение о принятии участия в нем;

инструкция должностная – документ, определяющий должностные права и обязанности работника;

личная карточка – документ, служащий для учета, анализа состава и движения кадров;

объяснительная записка – вспомогательный документ, поясняю­щий содержание отдельных данных и положений основного документа – отчета, проекта, плана;

отзыв – документ, содержащий мнение организации, должност­ного лица или специалиста по поводу какой-либо работы, представ­ленной на рассмотрение;

отчет – документ, содержащий сведения о работе организации в целом или по одному из направлений ее деятельности, о выполне­нии плана, задания, заказа или поручения, представляемый вышес­тоящему органу управления или должностному лицу;

перечень – систематизированное перечисление объектов, пред­метов, работ или документов;

план – документ, устанавливающий перечень намечаемых и вы­полненных работ, действий или иных мероприятий, их последова­тельность, объемы, временные координаты исполнителей и другие показатели;

постановление – правовой акт, применяемый органом коллеги­ального управления в целях разрешения основных вопросов деятель­ности организации и ее структурных подразделений;

программа – документ, в котором излагаются основные цели, задачи и план деятельности организации на длительный период;

предложение – разновидность докладной записки, содержащей конкретную рекомендацию или предложение по какому-либо вопросу;

протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения и принятия решений на собраниях, конференциях, совещаниях и засе­даниях коллегиального органа;

распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руково­дителем коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов; имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан;

решение – правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или совместно несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия) в целях разрешения наибо­лее важных вопросов, входящих в их компетенцию;

сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному или нескольким вопросам;

список – документ, содержащий перечисление лиц или предме­тов в определенном порядке;

стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях;

телеграмма, телетайпограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с применением телеграфа, телетайпа, телефакса;

телефонограмма – обобщенное название различных по содержа­нию документов, текст которых передается по телефону;

трудовая книжка – документ, содержащий сведения о трудовой деятельности ее владельца;

удостоверение – документ, подтверждающий какой-либо факт или событие;

указание – правовой акт, издаваемый преимущественно по воп­росам, связанным с обеспечением выполнения постановления, реше­ния, приказа и других правовых актов органов управления;

устав – правовой акт, определяющий цели и задачи, порядок образования, права и обязанности, структуру управления, направ­ления деятельности и юридический статус предприятия или органи­зации;

характеристика – описание характерных качеств, особеннос­тей, достоинств и недостатков кого-либо или чего-либо.

Перечисленные выше виды и разновидности управленческих до­кументов входят в систему организационно-распорядительной доку­ментации. Основные положения этой системы определены государс­твенными стандартами Российской Федерации.

В текстах всех видов документов следует употреблять преимущественно простые предложения, применять устойчивые словесные формулы и словосочетания, избегать использования слов, заимство­ванных из иностранных языков, если в русском языке имеется не менее точное слово.

Рекомендуется применять прямой порядок слов в предложениях, если логическое (смысловое) ударение приходится на объект дейс­твия, и обратный порядок в случаях, когда ударение падает на действие или субъект действия, использовать глаголы вместо отг­лагольных существительных и существительные вместо местоимений.

Текст документа должен быть оптимально кратким, применяемые формулировки не должны вызывать различное понимание и толкование.

Не допускается внесение в текст аббревиатур и сокращений слов, не принятых в служебных документах. Названия предприятий и организаций, полные и сокращенные, даются в точном соответствии с наименованиями, определенными уставами или положениями о них.

Тексты телеграмм составляются без союзов, предлогов и мес­тоимений, если при этом не искажается смысл телеграммы, без пе­реноса слов, поправок и исправлений. В телефонограммах нужно из­бегать труднопроизносимых слов и сложных речевых оборотов.

Мы рассмотрели основные вопросы документирования управленческой деятельности в организации. Документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов. Важным назначением документа является фиксация и сохранение информации. Документы должны отвечать юридическим требованиям, требованиям информационной культуры документа, требованиям оперативности изготовления, оформления, обработки документа, технической эстетики.

ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-рапорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Подробнее об этом см.: Афанасьев А. И. Управленческая до­кументация и делопроизводство: практическое пособие // Экономика и закон. Уфа: Башкирская академия управления, 1992. № 20.

Любой документ состоит из ряда элементов (дата, текст, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документов (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям указанного выше ГОСТ Р 6.30-97. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, – их общее число составляет 29. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.

При подготовке документов используются следующие реквизиты (порядковый номер реквизита соответствует ГОСТ Р 6.30-97):

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланке документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ;

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ;

Эмблема организации или товарный знак помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не производят;

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации;

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Например:

Госкомсвязи россии

НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ИНФОРМАЦИИ

(НИИИНФОРМ)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество:

ЗАО "ПИЛОТ"

ОАО "РЕАЛ"

Наименование на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке:

ООО "СИГМА"

" SIGMA " Ltd

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

ОАО "АГАТ"

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Veb- страницы в Интернете и др.);

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется учредительными документами и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (например, приказ, акт, протокол и т.п.). Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

Дата документа является датой его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания или принятия решения, для акта – дата события. Если авторами документа является несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например:

Регистрационный номер документа состоит из его порядкого номера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

дела по номенклатуре;

структурных подразделений или направленной деятельности;

корреспондентов или исполнителей;

наименований видов документов и т.п.

Например:

№ 1-3/115 (1 – номер структурного подразделения,

3 – номер дела по номенклатуре,

№ ОМ-3/115 (ОМ – отдел маркетинга,

3 – номер дела,

115 – порядковый номер документа)

№ 115/ЮЛ-3 (115 – порядковый номер документа,

ЮЛ – Юрий Лужков,

3 – номер дела).

На документах, составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер:

01-20-105/11921, где

01-20-105 – номер, присвоенный Центробанком,

11921 – номер, присвоенный ГТК РФ.

Ссылка на регистрационный номер документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (На №_______ от ___________ ). Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.;

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам. Обычно данный реквизит рекомендуется указывать на контрактах и договорах.

Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из:

наименование организации;

структурное подразделение;

должность, инициалы и фамилия; почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1239. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

наименование адресата;

улица, № дома, № квартиры;

область, край, республика;

страна (для международных писем);

почтовый индекс.

Реквизит "Адресат" печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков. На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки, например:

Директору ОАО "Агат"

И.И. Иванову

ул. Семафорная, 473

Красноярск, 660037

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО "Агат"

___________ И.И. Иванов

Теория бухгалтерского учета. Шпаргалки Ольшевская Наталья

73. Порядок составления документов

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования:

Своевременность оформления документов;

Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом;

Четкое заполнение документа.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа;

Код формы;

Дату составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственных операций (количество, сумма).

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:

Наименование организации;

Дату записи документа;

Местонахождение организации;

Код оператора, записавшего документ на магнитную ленту.

Документы на машинограммах обязательно содержат:

Наименование и местонахождение организации;

Дату составления.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машинно-счетную установку, подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.

1-й этап. Документы проверяются по существу, т. е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов.

2-й этап. Производится формальная проверка документа.

3-й этап. Проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

Три вопроса для составления бюджета шоу Чтобы составить бюджет для проекта в бизнесе в стиле шоу, компания должна ответить на три вопроса. Каковы цели шоу и ожидаемая рентабельность инвестиций для него? Цели шоу, а также ожидаемые от него выгоды должны соответствовать