Правила заполнения трудовой книжки при увольнении. Как сделать запись об увольнении в трудовой книжке? Когда можно не отрабатывать две недели

Вспоминать о трудовой книжке чаще всего начинают или когда происходит зачисление в штат на новую работу или когда случается увольнение. Разумеется, если не принимать в расчет случаи повышения квалификации, изменения должности и т.д. Уход с занимаемой должности может быть вызван желанием начальства, а может произойти по собственной инициативе. Понимать, как туда вносятся записи, важно по нескольким причинам, так как корректность записи может повлиять на дальнейшее трудоустройство сотрудника. Большим заблуждением является мнение о том, что все увольнения трактуются одинаково. Уход с работы именно по желанию сотрудника, имеет свою определенную запись, которая содержит обязательную ссылку на конкретный закон и прочее.

Что представляет собой внесение в трудовую книжку информации об увольнении, когда инициатором ухода является сотрудник?

Чаще всего увольнения происходят именно по личной инициативе самого работника организации. Исходя из этого, стоит разобраться, как выглядит соответствующая запись, которая заносится в трудовую книжку, относительно действующего трудового законодательства. Появиться в книжке она может или в тот же день, когда произошло увольнение, или же, когда вышел приказ начальства, за исключением того момента, когда фактический последний рабочий день отличается по дате. Подобные ситуации очень редко происходят, и обычно они прописываются в договоре. Все указания насчет того, как вносить информацию в книжку, находятся в Трудовом кодексе. Это значит, что допускается использование только синей, красной или сиреневой ручки, тип ручки значения особого не имеет. Хотя на этом пункте ошибку сложно сделать, даже неподходящий цвет записи может сделать ее недействительной. Никакие сокращения в этих записях не допустимы, ведь требуется, чтобы текст легко распознавался и был читабельным, иначе смысл ее может исказиться. Эта запись должна соответствовать той формулировке, которая присутствует в приказе на увольнение, также уже упоминалась важность ссылки на ТК. В интересах уволенного сотрудника проверить, чтобы новая информация в трудовой была корректной, а если обнаружиться неточность, ее сразу же нужно исправить.

Проверке подлежит не только конкретный текст записи, но и другие важные моменты, например, подписи и печати. Расписываться должны обе стороны процесса. Когда наступит дата ухода с работы или дата документа об этом решении, работнику будет выдана уже заполненная трудовая книжка. Если не учитывать какие-то частные случаи, то выдача трудовой книжки как раз и является признаком того, что сотрудник больше не работает в организации.

Правила оформления книжки могут варьироваться в зависимости от ситуации, но чаще всего все выглядит так:

1. В первом поле, которое располагается слева, всегда следует указывать информацию о номере выполняемой записи.
2. В соседнем поле должна находиться дата, которая будет соответствовать дате выдачи книжки или дате, когда был издан приказ об этом решении.
3. Именно третье поле является наиболее значимым, так как именно оно дает информацию о причинах ухода с работы и дополнительные разъяснениях поступка, если это необходимо.
4. Завершением процесса считается указание соответствующего приказа, даты составления и его порядкового номера.

Вопросы могут возникнуть только по третьему полю. Если рассматривать увольнение по собственному желанию в 2016 году, после номера и даты может быть написано примерно следующее: «Уволен по собственной инициативе». Хотя предложение иногда начинается с записи «Трудовой договор или контракт был прекращен». Дальше указывается причина действия, например, в связи с тем, что был или будет перевод супруга на работу в другой город. Заканчивается запись ссылкой на третий пункт первой части статьи 77, относящийся к ТК РФ, но без сокращений. Какой-то строгой формы здесь нет, то есть, те или иные фразы могут отличаться. Корректной считается запись: Трудовой договор прекратил свое действие по инициативе сотрудника в связи с такой-то причиной. Ссылка на закон по-прежнему остается. Написать можно и такое: Трудовой договор по просьбе сотрудника был прекращен в связи с переводом в конкретную организацию. Только теперь закон, на который необходимо ссылаться, меняется. Писать нужно о пятом пункте первой части статьи 77, относящейся к ТК РФ. Важно в конце записи написать от руки «Ознакомлен».

Большой ошибкой считается ссылка на положения 80 статьи. Или из-за халатности, или в связи с низкой квалификацией, кадровики могут считать, что при внесении записи можно ссылаться и туда, аргументируя это тем, что там тоже есть положения о расторжении, причем именно по желанию сотрудника. Делать этого нельзя, так как подобная ссылка делает запись недействительной.

Последние изменения в законодательстве России, касающиеся рабочих отношений, не отменили документального подтверждения приема на работу, увольнения и перевода. Акцент на темах «белой» зарплаты и пенсии делает трудовую книжку достаточно важным документом, поэтому важно позаботиться о правильности внесения в нее сведений.

Чтобы не допустить разночтений записи об увольнении человека, ее оформление должно соответствовать некоторым правилам.

Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию 2018 — правильная формулировка

В случае увольнения, содержание новой записи регламентируют два главных документа:

• 1. Трудовой кодекс ();
• 2. Инструкции по заполнению трудовых книжек ().

В первом случае правильная формулировка содержит «… по инициативе работника…». Во втором: «… по собственному желанию…». И обязательно указать на .

Что содержит запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию?

Любая форма должна составляться с указанием необходимых данных:

• номер («сквозная» нумерация по всей книжке);
• дата (день, месяц, год);
• непосредственно информация о месте работы;
• должность и подпись ответственного лица;
• печать организации, отдела кадров или другая, предусмотренная законом;
• наименование документа с его исходящими данными (номер, дата).

Без любого из перечисленных пунктов запись будет считаться недействительной.

Подпись генерального директора обязательна?

Подпись генерального директора должна стоять на заявлении работника и в приказе по организации (). В документе достаточно печати и подписи ответственного за ее заполнение — чаще всего это начальник отдела кадров или другое уполномоченное лицо. Удостоверение генерального директора не обязательно.

Ошибочная формулировка при заполнении трудовой книжки

Запись может быть признана ошибочной по разным причинам, например, при несоответствии пунктов и статей, указанных при оформлении увольнения. Так, Российской Федерации регламентирует правила оформления, но основанием не является. Приводить в порядок этот документ бывает слишком затратно, поэтому следите за тем, что в него вносится с самого начала.

Кем производится заполнение?

Если организация малочисленная, то кадровыми вопросами и ведением учета занимается либо непосредственно руководитель, либо бухгалтер. Если на предприятии есть отдел кадров, заполнение различных бумаг, связанных с приемом на работу и уходом сотрудников, а также оформление соответствующих приказов входит в должностные обязанности специалистов отдела.

Примеры записей в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию

Законодательством установлен ряд выплат при увольнении, к примеру, компенсацию за отпуск, который должным образом не был использован. Чтобы получить все положенные выплаты, нужно внести информацию о каждой из них в заявление о расторжении договора. Воспитание детей (до 14 лет) также следует указывать в документе.

Трудовая книжка – документ, информирующий о сферах деятельности человека. Именно на нем акцентируется внимание при поступлении на работу и оформлении пенсии.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Инструкции и полезные советы помогут безошибочно делать необходимые записи.

Законодательная база

1. Постановление Правительства РФ N 225 — правила ведения и хранения трудовых книжек.
2. Постановление Министерства Труда РФ N 69 — требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
3. Трудовой кодекс: ст. 66 - трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
4. Письмо Роструда от N 656-6-0 – ответственность за хранение ТК.
5. Ст. 5.27 КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.

Ознакомиться с документами можно здесь:

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.

Возможное наказание:

• для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
• для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:

• самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
• предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.

Правила заполнения трудовых книжек в 2020 году

Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.

Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.

Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2020-2016 году остались неизменными.

Общий порядок заполнения таков:

• каждая запись нумеруется сквозным типом;
• вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
• нельзя использовать сокращения;
• дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
• пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
• все вносимые сведения заверяются печатью организации;
• разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.

Как правильно сделать запись в документе?

Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 г.

Титульный лист

Заполняется, если работник впервые устраивается официально.

Содержит:

• ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
• Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
• Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
• Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
• Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
  Подпись владельца и кадровика (руководителя).
• Печать - в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.

Пример:

Сведения о трудовой деятельности

Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или .

Страница имеет четыре графы:

• порядковый номер записи;
• дата внесения изменений;
• поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
• номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.

Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.

Пример:

Достижения и награды

Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.

Все они предусмотрены ТК РФ или , но предоставляются непостоянно.

Как заполнить эту страницу:

• в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
• в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
• в последнем столбце - дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.

Пример показан на рисунке:

Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – .

Восстановление в должности

Бывают ситуации, когда сотрудник был и обратился в суд.

При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.

Образец записи представлен на рисунке:

Увольнение

При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в .

В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.

Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:

• №2 – дата расторжения договора (последний рабочий день — );
• №3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
• №4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.

В трудовой книжке ставится печать, подпись кадровика (руководителя) и бывшего работника.

Образец за 2020-2016 г. представлен на рисунке:

Смерть сотрудника

В случае законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).

Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.

Образец заполнения:

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

• №1 – порядковый номер записи;
• №2 – дата внесения исправления;
• №3 – информация о признании записи недействительной.

Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.

Так происходит аннулирование ошибочной записи:

Переименование компании

Обязательно делается запись в ТК, иначе у сотрудника могут в дальнейшем возникнуть проблемы с Пенсионным Фондом при определении трудового стажа.

Использование двух разных печатей введут в заблуждение.

Чтобы этого не произошло, специалист отдела кадров проставляет:

• в графе 3 – название компании, информацию о переименовании, дату.
• в графе 4 – основание вносимых изменений (приказ работодателя, дата и номер).

Пример заполнения:

Правила заполнения вкладыша

Если книжка закончилась, необязательно заводить новую – достаточно вставить специальный вкладыш.

Он оформляется и заполняется по принципу, аналогичному оформлению ТК, только понадобится его вшить – так гласят установленные правила.

Пример представлен ниже:

Законодательство не регламентирует особенности вшивания. Большинство предприятий используют жесткие нитки, делают 4 прокола и крепят лист в конце трудовой книжки.

Специалист обязан указать в ней серию и номер вкладыша, который обязательно заверяется печатью.

Дубликат ТК и его оформление

может понадобиться:

• в случае ;
• в результате износа или серьезных физических повреждений;
• при наличии записей, отмененных по решению суда;
• в случае ЧП на предприятии (копии могут выпускаться массово).

Кадровик обязан выдать сотруднику новую ТК в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления. На титульном листе готового документа обязательно наличие надписи «Дубликат».

Пример:

С.С. Сидоров потерял свою трудовую книжку, поэтому 15.07.2016 подал заявление на изготовление дубликата.

Новый документ сотрудник получил 01.08.2016:

Как делают записи ИП?

В процессе работы каждый гражданин рано или поздно сталкивается с необходимостью расторжения договора с работодателем и внесением записи в трудовой книжке об увольнении. Правильность её оформления играет важную роль, так как при допущении ошибки она может быть признана недействительной, что вызовет проблемы в дальнейшем трудоустройстве, а также при оформлении пенсии.

На руководство фирмы или уполномоченного им сотрудника также возложена обязанность ведения, учета и хранения книжек. Если работодатель является индивидуальным предпринимателем, то данная обязанность возлагается лично на него.

Согласно ст.66 ТК РФ каждый работодатель обязан приобрести и оформить для своего сотрудника трудовую, если его предприятие является для него первым местом работы. Данная процедура должна быть произведена после того, как гражданин отработает свыше 5-ти дней. Исключением в данной ситуации являются случаи, когда данная работа является для гражданина не основной. Несмотря на это, зачастую гражданин самостоятельно приобретает её в начале своей трудовой деятельности.

В соответствии с действующим законодательством в Трудовой книжке отмечаются данные, связанные с осуществлением гражданином трудовой деятельности:

• Сведения о трудоустройстве;
• Информация о переводе служащего на иную должность;
• Данные о награждениях, полученных служащим в процессе осуществления трудовой деятельности;
• Прекращение действия договора, заключенного между работодателем и работником.

Необходимо отметить, что согласно действующему законодательству выговоры объявленные служащему не вносятся в трудовую книжку. Исключением являются ситуации, когда прекращение трудового договора произошло в связи с совершением сотрудником проступка.

Для надлежащего оформления увольнения, запись в трудовой книжке, образца 2016 года, производится в соответствии с Инструкцией Минтруда РФ №69 от 2003 года, а также Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами. Ответственным за соблюдение данных правил является сотрудник кадрового отдела, на которого возложены обязанности ведения книжек или руководитель предприятия, если такого служащего на предприятии нет.

Правила оформления записи для увольнения

Первой страницей книжки является титульный лист. На нем отмечается информация о владельце документа: ФИО, дата рождения, специальность и прочее. Внесение данных производится на основании предоставленных сотрудником документов. На следующих страницах ответственный сотрудник производит записи о трудовой деятельности гражданина.

Оформление трудовой книжки при увольнении предусматривает внесение соответствующей информации о расторжении трудовых отношений. Согласно действующему законодательству при заполнении данного документа не допускается использование сокращений. Вся информация, которая заносится в трудовую должна иметь документальное подтверждение. К примеру, при заполнении пункта о расторжении трудовых отношений со служащим, в качестве основания для совершения записи необходимо обязательно указать приказ об увольнении. Кроме того следует сделать ссылку на соответствующую часть или пункт статьи Трудового кодекса.

В некоторых случаях правила оформления трудовой книжки при увольнении закрепленные в Инструкции Минтруда №69 от 2003г. могут отличаться от тех, что указаны в Трудовом кодексе. В таком случае приоритетом обладает Трудовой кодекс, которому в первую очередь должны соответствовать записи в книжке. Также необходимо учитывать, что при совершении таких отметок следует указывать не только статью и пункт, но и часть статьи, если таковая имеется.

Записи для различных причин расторжения трудовых отношений

В зависимости от того, на основании какой статьи увольняется гражданин, может меняться процедура оформления его расчета. При этом правила заполнения книжки остаются неизменными, вне зависимости от причин расторжения трудовых отношений.

В соответствии с нормами действующего законодательства образцы записей в трудовой книжке при увольнении выглядят так:

1. При завершении срока действия договора – «Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока трудового договора, статья 77, пункт второй, части первой Трудового кодекса Российской Федерации»;
2. Запись в трудовой книжке по собственному желанию – «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 77, часть первая, пункт третий Трудового кодекса Российской Федерации»;
3. По соглашению сторон запись в трудовой книжке – образец «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, статья 77, пункт первый, часть первая …»

Необходимо отметить, что кроме указанной записи в трудовой также делается ссылка на соответствующий приказ об увольнении, с которым служащий ознакомлен под роспись, с указанием его номера и даты.

Отдельно следует рассмотреть ситуации заполнения трудовой книжки по статье 83. Данная норма предусматривает расторжение трудовых отношений по причинам, не зависящим от желания сторон. То есть увольнение в данном случае происходит без инициативы сторон трудового договора, а по факту наступления определенных обстоятельств. К ним относятся:

• Призыв трудящегося на военную или альтернативную службу;
• Восстановление по решению суда или гос. инспекции по труду на работе сотрудника ранее занимавшего эту должность;
• Вступление в силу обвинительного приговора, исключающего возможность дальнейшего продолжения трудовых отношений;
• Признание гражданина полностью нетрудоспособным по мед. показаниям;
• Смерть одной из сторон трудового договора или признание её умершей в судебном порядке;
• Наступление ЧС, препятствующей дальнейшей работе (может использоваться только в случае, если ЧС признана решением органа гос. власти в отдельном субъекте РФ или Правительства РФ);
• Невозможность продолжения труда на данной должности вследствие наложения на гражданина ограничения на занятие аналогичной должности;
• Завершение срока действия документа, дающего права на данный вид трудовой деятельности или спец. права, необходимого для её осуществления;
• Прекращение права на доступ к гос. тайне, если он необходим для выполнения поставленных перед ним трудовых задач;
• Отмена решения суда о восстановлении лица на прежнем рабочем месте;
• Наступление иных обстоятельств препятствующих продолжению трудовой деятельности.

Расторжение трудовых отношений возможно только в случае невозможности перевода служащего на иную должность или его отказа от такого перевода, а также при невозможности продолжения отношений. Кроме того руководство предприятия может предложить сотруднику перевод в другую местность, но только в случае, если это предусмотрено коллективным договором.

Дата увольнения

Согласно п.1 ст.84 ТК РФ днем прекращения трудовых отношений считается последний рабочий день сотрудника, когда он выполнял возложенные на него обязанности. Если расторжение договора происходит по инициативе служащего, то увольнение будет произведено в указанный им срок, если им соблюдено установленное законодательством время отработки.

В последний рабочий день трудящегося руководство предприятия оформляет приказ о его увольнении, с которым сотрудник должен быть уведомлен под роспись. После это этого данный документ передается в кадровую службу, где производится запись в трудовую книжку и личную карточку гражданина.

В тот же день увольняемому сотруднику должны быть переданы все необходимые документы, связанные с осуществлением им трудовой деятельности на данном предприятии. По это заявлению, подготавливается налоговый отчет по форме НДФЛ-2, а также вручаются копии приказов (о принятии на работу, увольнении и т.д.).

Аннулирование записи, сделанной в трудовой

Случаются ситуации, когда появляется необходимость аннулирования сделанной записи о прекращении трудовых отношений. На практике она может возникнуть, когда сотрудник, написавший заявление по собственному желанию, отказывается от расторжения трудового договора уже после того, как был оформлен соответствующий приказ и сделана запись в книжке.

Согласно действующему законодательству служащий имеет право отозвать свое заявление в любой момент, до фактического прекращения трудовых отношений. Так как последний день, когда производится оформление трудовой, считается рабочим, работник имеет полное право отказаться от увольнения. Для этого ему понадобиться оформить свой отказ в письменной форме и направить его работодателю.

Руководству предприятия в таком случае необходимо будет оформить новый приказ об аннулировании предыдущего документа. На основании него в трудовой книжке будет исправлена сделанная ранее запись. Необходимо учитывать, что в разделе «Сведения о работе», согласно п.27 Правил №225 от 2003г., нельзя производить никаких зачеркиваний. Для исправления сделанной записи, следующим порядковым номером делается новая отметка, в которой отмечается, что предыдущая записи неверна, после чего записывается правильный текст и ссылка на соответствующий документ. В конце ставиться подпись уполномоченного лица и печать.

Изменение записи в трудовой после увольнения

Согласно п.27 Правил №225 от 2003г. исправление неверной записи, сделанной в трудовой книжке, производится на том предприятии, где была допущена ошибка. Возможно внесение изменений и по новому месту работы, если предыдущий работодатель представить официальный документ, подтверждающий данный факт.

Для этого необходимо признать сделанную запись недействительной (согласно п.30 Правил) и оформить новую, с правильной информацией. Последняя при этом будет иметь вид: «Запись под номером …. недействительна», после чего указывается корректный текст записи со ссылкой на дату и номер приказа, на основании которого были внесены изменения.

Трудовая книжка — это отражение пути каждого работающего человека. Этот документ содержит всю его трудовую биографию: уровень полученного образования, квалификацию, профессиональный рост, отношение к трудовым обязанностям. Чтобы эти документы выполняли отведенную им роль, существуют строгие правила заполнения трудовых книжек 2016-2017.

Для чего существует трудовая книжка?

• Для фиксирования всех изменений в трудовой деятельности человека;
• для отражения данных о причинах увольнений и награждениях;
• для подтверждения трудового (при начислении пенсии) и страхового стажа (при начислении пособий по социальному страхованию).

И поэтому трудовая книжка требует ответственного отношения к себе как со стороны ее владельца, так и со стороны должностных лиц, обязанностью которых является оформление, ведение и хранение документа в соответствие с законодательством.

Летопись российского персонального трудового документа в видео :

Законодательство о трудовых книжках

Нормы оформления трудовых книжек регламентированы законодательными актами:

Как правильно составляется характеристика на работника, и кто на предприятии за это отвечает? Образцы готовых документов можно найти здесь: .

Каким работникам можно устанавливать ненормированный рабочий день, и как это правильно оформить, читайте в .

При подготовке к отчетности, передаче на проверку или для хранения требует сшить документацию организации. Как это сделать правильно, описано .

Правила оформления

Основные требования к заполнению трудовых книжек представлены в таблице:

Ответственные за ведение ТК

Работодатель ответственен за надлежащее ведение персональных трудовых книжек.

Руководитель организации внутренним приказом назначает уполномоченное лицо и делегирует ему обязанности, связанные с учетом, оформлением, ведением, хранением, выдачей персональных трудовых документов.

В случае ненадлежащего ведения ТК уполномоченное лицо, назначенное руководителем, привлекается к ответственности.

При проведении проверок приказы на назначение уполномоченного лица проверяются Гострудинспекцией.

Как должны храниться?

Для хранения трудовых документов сотрудников в организации отводится определенное место без доступа посторонних лиц. Чаще всего для этих целей используется железный шкаф, который закрывается на замок, или сейф, где размещаются в специальных лотках или ящиках ТК сотрудников.

Сведения о принятых, выданных трудовых книжках работников вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним . Это журнал оформляется, заполняется и ведется специалистом отдела кадров.

Оформление титульного листа

Как правильно оформить титульный лист, смотрите в видео:

Запись при приёме на работу

• Сначала во второй графе записывается наименование предприятия в полном и сокращенном варианте или проставляется штамп организации.
• В первой графе ставится порядковый номер записи.
• Во второй графе фиксируется дата приёма сотрудника.
• В третьей графе записывается, что сотрудник «Принят/принята в «название отдела» на «наименование должности/профессии».
• В четвертую графу следует записать номер, дату приказа.

Перевод

Если работник переводится из внешней организации , то сведения о переводе вносятся в ТК так:

1. Сначала записываются сведения об увольнении с места, где сотрудник ранее трудился.
2. Затем делается запись о приёме на новое место.

При внутреннем переводе сотрудника достаточно просто сделать запись о переводе на новое место работы следующим образом:

• поставьте номер записи в первой графе;
• во второй графе укажите дату перевода;
• в 3-й графе сделайте отметку о переводе;
• в четвертой графе укажите номер и точную дату приказа о переводе данного работника.

Увольнение

Запись об увольнении:

Последовательность операций при внесении отметок об устройстве на работу, переводе и увольнении по правилам заполнения трудовых книжек 2016-2017:

Если уволенный сотрудник не забрал по каким-либо причинам свою трудовую книжку, то работодатель уведомляет его о необходимости явиться для вручения ему трудового документа или дать согласие на пересылку документа по почте.

Совместительство

Оформление записей при работе по совместительству не является обязательным, но при желании сотрудника такая запись должна быть внесена. Для этого работнику следует подготовить копию трудового соглашения, заверенную директором компании, и заполнить заявление в свободной форме.

В документации предприятия не допустимы ошибки. Готовя приказ о назначении временно исполняющего обязанности, узнайте, .

Индивидуальный предприниматель (ИП) - это юридическое лицо или физическое? Разъясняем .

Аутсорсинг – это использование организацией или предпринимателем чужой рабочей силы или техники в целях получения прибыли. Когда и как выгодно использовать аутсорсинг: .

Ведение трудовой книжки ИП

Кадровый учет осуществляется индивидуальными предпринимателями на общих основаниях. Кроме того, индивидуальный предприниматель может воспользоваться и более упрощенной схемой внесения записей.

Запись о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю:

1. Укажите полное наименование работодателя в третьей графе.
2. В первой графе поставьте номер записи.
3. Зафиксируйте дату приёма сотрудника в штат во второй графе.
4. В третью графу запишите данные о приёме сотрудника, укажите его должность.
5. Укажите номер, дату соответствующего приказа в четвертую графу.

Физические лица не имеют прав оформлять новые трудовые книжки или вносить какие-либо записи в уже существующие.

Ошибки

Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.

• 
  1. Как внести исправления в сведениях о работе
• 
  2. Как внести исправления на титульном листе
  ТК

Нельзя делать исправления в разделах при помощи зачеркивания. Сначала нужно признать, что запись является недействительной, сделав соответствующую отметку. Далее вносятся корректные данные. Подробнее:

1. Запишите номер записи в 1-й графе.
2. Запишите дату, на которую запись была признана некорректной, во 2-й графе.
3. Сделайте отметку «Запись под №А недействительна» в 3-й графе.
4. Снова поставьте дату для указания новой корректной записи во 2-й графе.
5. Внесите новую запись в 3-ю графу.
6. Укажите номер, дату документа, на основании которого данные были скорректированы, в четвертой графе.

Исправить ошибку, допущенную при заполнении титульного листа, несложно. Неверные сведения зачеркните одной чертой и запишите корректные сведения. Далее сделайте отметку о документе, подтверждающем, что новые данные верны.

О правилах внесения изменений в трудовую книжку рассказывает видео:

Копия трудовой книжки

Правильно заверенная копия трудовой книжки считается документом, подтверждающим трудовую занятость человека.

Как заверить копию?

Дубликат

Дубликат - это повторно оформленный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с оригиналом. Дубликат оформляется и ведется в 2016-2017 году в соответствии с правилами и нормами заполнения, установленными для трудовых книжек.

Как получить дубликат

Если работник потерял ТК, то ему следует обратиться на последнее место работы и уведомить об этом работодателя, написав заявление о потере в свободной форме.

Специалист отдела кадров подготовит и выдаст дубликат документа в пятнадцатидневный срок.

Сведения, содержащиеся в дубликате ТК

1. Общий стаж работы до приёма в данную организацию. Стаж указывается суммарно.
2. Сведения о деятельности работника в этой организации.
3. Сведения о награждениях, поощрениях, полученных на последнем месте работы.

Дубликат может также быть выдан, если основной документ не пригоден к использованию, или, если есть судебное решение об его недействительности.

Вкладыш

Вкладыш в ТК заводится, когда в документе не остается места для внесения очередных записей.

Вкладыш считается законным продолжением документа и оформляется аналогично, однако вкладыш недействителен без ТК. Отметка о прикреплении вкладыша должна быть обязательно внесена в трудовую.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку, и образец оформления вкладыша смотрите в видео:

Если работодатель ценит своих сотрудников, то учет и ведение их персональных трудовых документов организовано на соответствующем уровне. Уважение к своим сотрудникам - это основа процветания и успеха бизнеса.